Im Aufgaben-Board von Lexeri können Workflows zur Terminologieerstellung individuell gestaltet werden, Entwurfslisten von Terminologiemanagern in Einzelarbeit erstellt werden, oder bestimmte Teilaufgaben gezielt an weitere Mitarbeitende zugewiesen werden.
- Termaufgaben anlegen und bearbeiten
- Anfragen bearbeiten
- Teilaufgaben an Terminologen vergeben
- Aufgaben abschließen und Terminlogie veröffentlichen
Aufgaben anlegen und bearbeiten
Über Aufgaben könne Sie als Terminologiemanager Arbeitsumgebungen zum Erstellen neuer Terminologie oder Bearbeiten vorhandener Terminologie aus der Datenbank anlegen.
Von hier aus können Sie später bei Bedarf Mitarbeitende an der Aufgabe mitwirken lassen, indem Sie Teilaufgaben vergeben.
Klicken Sie zum Hinzufügen einer Aufgabe im Aufgaben-Board auf den grünen Button oben rechts 'Hinzufügen' und anschließend auf 'Aufgabe', um eine neue Aufgabe im Board anzulegen.
Es öffnet sich zunächst ein Dialog, in dem Sie im Drop-down-Menü die Termdatenbank auswählen, für die die Termarbeit stattfinden soll.
Nach Auswahl der Datenbank öffnet sich ein Formular, in dem Sie Ihrer Aufgabe einen Titel und eine Deadline geben sowie eine allgemeine Beschreibung hinzufügen können.
Klicken Sie auf Speichern, um die Aufgabe im Board anzulegen.
Sie finden diese nun in der Spalte 'NEU' im Aufgaben-Board.
Termentwürfe erstellen
Sie gelangen nach dem Erstellen der Aufgabe direkt in den Entwurfs-Bereich der Aufgabe, wo Sie nun auf die gleiche Weise wie in der Termdatenbank neue Terminlogie erstellen und sämtliche Eintragsinformationen ausarbeiten können.
Alternativ gelangen Sie über den Reiter 'Termentwürfe' in der Navigation der Aufgabe zum Entwurfs-Bereich.
Die Terminologie ist hier aber noch nicht in der Termdatenbank veröffentlicht, sondern befindet sich im Bearbeitungsstatus.
Über den Button unten, 'Neuen Eintragsentwurf erstellen', können Sie neue Einträge als Entwurf anlegen.
Das Vorgehen über die Formulare ist das gleiche, wie beim Erstellen neuer Einträge in der Termdatenbank.
Ebenso wie in der Termdatenbank gilt für die Entwürfe, dass Terminologie immer zunächst in der Quellsprache der Datenbank angelegt werden muss, ehe weitere Sprachen in einem Termeintrag hinzugefügt werden können.
Sie erhalten Im Entwurfs-Bereich eine ebenso ausführliche Ansicht wie in der Termdatenbank selbst und können die Einträge vollumfänglich bearbeiten.
Terminologie aus der Termdatenbank bearbeiten
Wenn Sie bestehende Terminologie aus der Datenbank in einer Aufgabe überarbeiten wollen und zum Beispiel weitere Sprachen zu den Einträgen hinzufügen oder Attribute pflegen wollen, können Sie dazu ausgewählte Einträge aus der Datenbank zur Überarbeitung in den Entwurfs-Bereich einer Aufgabe übernehmen.
Klicken Sie im Bereich 'Termentwürfe' unten auf den blauen Button 'Einträge aus der Datenbank bearbeiten'.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie mithilfe der Fuzzy-Suche und Filtern in der aktuellen Termdatenbank nach Terminologie suchen, diese über die Check-Boxen einzeln oder komplett auswählen und zu den Termentwürfen hinzufügen können.
Über den Button 'Einträge auswählen' fügen Sie alle markierten Einträge gesammelt zur Aufgabe hinzu.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, über den Filter 'Fehlende Sprachen' herauszufinden, in welchen Einträgen noch in einzelnen Sprachen der Termdatenbank Terme fehlen.
Wählen Sie hier zum Beispiel 'Japanisch' aus, werden Ihnen alle Einträge der Datenbank aufgelistet, in denen noch kein japanischer Term vorhanden ist.
Diese können Sie dann gesammelt zur Entwurfsliste der Aufgabe hinzufügen und im Japanischen beispielsweise von den Terminologen ergänzen lassen.
Anfragen bearbeiten
Sobald Anfragen aus dem Team bei Ihnen eingegangen sind, werden Sie darüber per E-Mail benachrichtigt und Sie können diese in Ihrem Aufgaben-Board einsehen.
Diese sind mit dem Titel 'Anfrage' versehen und lassen sich im Board so von den selbst angelegten Aufgaben der Terminologiemanager unterscheiden.
Die Anfragen können auf dieselbe Art wie die Aufgaben bearbeitet werden, Sie können die Terme im Entwurfs-Bereich bearbeiten und vorbereiten und/oder Terminologen über die Teilaufgaben mit der Bearbeitung der Terminologie beauftragen.
Wenn Sie mit den Termvorschlägen einverstanden sind, geben Sie diese über den Button 'Alle Entwürfe veröffentlichen' in der Termdatenbank frei.
Termvorschläge bearbeiten und systematisieren
Die Termvorschläge im Entwurfs-Bereich können behandelt werden wie selbst erstellte Termentwürfe, also gelöscht werden sowie uneingeschränkt im Eintrag bearbeitet werden.
Zusätzlich können Sie mehrere Terme aus der Entwurfsliste in einem Eintrag zusammenführen.
Öffnen Sie dazu den Eintrag, in den ein Term übertragen werden soll, und klicken Sie dann bei dem hinzuzufügenden Term auf das gelbe Plus.
Dieser wird dann im geöffneten Eintrag ergänzt, inklusive seiner bereits eingetragenen Attribute.
Teilaufgaben an Terminologen vergeben
Wenn Sie Terminologie gemeinsam mit oder vollständig von anderen Mitarbeitenden im Team erstellen und bearbeiten lassen möchten und zum Beispiel die Arbeit an bestimmten Sprachen von entsprechend qualifizierten Terminologen ausführen lassen möchten, dann können Sie hier die benötigten Arbeitsschritte an einzelne Nutzer vergeben.
Gehen sie dazu auf den Tab 'Teilaufgaben' in der Aufgaben-Navigation.
Klicken Sie anschließend auf 'Teilaufgabe hinzufügen'.
Es öffnet sich eine Übersicht der möglichen Arbeitsschritte, die Sie für diese Teilaufgabe wählen können.
Die entsprechende Teilaufgabe wird in der Ansicht angelegt. Von hier aus können Sie weitere Details der Aufgabe bestimmen:
- ein optionales Briefing für die zu beauftragenden Terminologen
- eine optionale Deadline, bis wann die Teilaufgabe von den Terminologen bearbeitet werden soll
- je nach Art der Teilaufgabe die Term- oder Eintragsattribute, die im Rahmen dieser Teilaufgabe hinzugefügt oder bearbeitet werden sollen
Im letzten Schritt können Sie dann über das '+' im Bereich 'Zuständige Benutzer' pro Teilaufgabe die Terminologen für einzelne Sprachen auswählen, die an der Aufgabe arbeiten sollen.
Wählen Sie dazu zunächst die Sprache aus, in der der Terminologe die Aufgabe bearbeiten soll.
Anschließend können Sie dann den jeweiligen Terminologen für die Teilaufgabe auswählen.
Die hinzugefügten Terminologen werden in der Teilaufgabe unter 'Zuständige Benutzer' aufgelistet. Über das Plus können Sie weitere Terminologen, je nach Art der Teilaufgabe auch für mehrere Sprachen, zur Teilaufgabe hinzufügen.
Die Arten von Teilaufgaben
Einträge neu erstellen
Nutzen Sie diese Teilaufgabe, wenn Sie von anderen Terminologen ganz neue Einträge für die Termdatenbank erstellen lassen möchten.
Es müssen hier zunächst Terme in der Quellsprache für den Entwurfseintrag angelegt werden, ehe weitere Sprachen (von anderen Terminologen) hinzugefügt werden können.
Sprachen hinzufügen
Diese Teilaufgabe ist hilfreich, wenn Sie entweder zu neu angelegten Einträgen in der Entwurfsansicht oder aber zu vorhandener Terminologie aus der Termdatenbank Terme in weiteren Sprachen hinzufügen möchten. Die beauftragten Terminologen können in den Eintragsentwürfen ausschließlich die für sie bei der Beauftragung ausgewählten Sprachen hinzufügen.
Um diese Teilaufgabe auszuwählen, müssen Sie zuvor im Entwurfsbereich Einträge in der Quellsprache der Termdatenbank erstellen, oder vorhandene quellsprachige Einträge aus der Datenbank im Entwurfs-Editor zur Überarbeitung hinzufügen.
Terme bearbeiten
Hierüber können Sie Terminologen damit beauftragen, die Terminologie im Entwurfs-Bereich auf Termebene zu bearbeiten, also z. B. Attribute wie Verwendungshinweise oder grammatikalische Attribute zu ändern oder hinzuzufügen, oder auch Änderungen an den Termen selbst vorzunehmen. Dies kann erforderlich sein, wenn sich beispielsweise Terminologie in der Quellsprache geändert hat und dies in den weiteren Sprachen angepasst werden soll, oder wenn Synonyme zu einem Term gefunden werden sollen.
Terme prüfen
Mit dieser Teilaufgabe können Sie einen Prüfschritt zu Ihrer Termarbeit hinzufügen und Terminologen für einzelne Sprachen beauftragen, die erstellte Terminologie aus dem Entwurfs-Bereich noch einmal inhaltlich zu prüfen und zu korrigieren.
Die beauftragten Terminologen können dann sämtliche Bearbeitungen für die ihnen zugewiesene Sprache im Eintrag durchführen.
Eintrags-Informationen bearbeiten
Wählen Sie diese Aufgaben-Art, wenn Sie die allgemeinen Informationen der Termeinträge in der Entwurfs-Ansicht ändern oder auffüllen lassen möchten.
Dazu gehören alle Informationen unter 'Allgemeines', die auf er rechten Seite im Termeintrag zu finden sind, wie die Definition, Themengebiete und Bilder. Diese Informationen befinden sich auf Eintragsebene und beziehen sich auf alle im Eintrag enthaltenen Terme.
In diesem Fall erhalten die beauftragten Nutzer keine Bearbeitungsrechte für die einzelnen Terme und Termm-Attribute, sondern lediglich für die Eintrags-Informationen.
Individuelle Teilaufgabe definieren
Wenn Sie die Art einer Teilaufgabe selbst definieren möchten, können Sie der Teilaufgabe auch einen individuellen Titel geben:
Workflows als Vorlage speichern
Sie haben die Möglichkeit, Teilaufgaben-Workflows als Vorlagen zu speichern, wenn sich bei Ihnen die Abläufe bei der Terminologiearbeit sowie die beauftragten Nutzer von Aufgabe zu Aufgabe wiederholen.
Klicken Sie dazu im Bereich 'Teilaufgaben' auf 'Als Vorlage speichern'.
Sie können dann in zukünftigen Aufgaben über die Schaltfläche 'Aus Vorlage laden' von Ihnen vordefinierte und gespeicherte Workflows inklusive aller definierten Werte und zuständigen Benutzer auf diese Aufgabe anwenden.
Die einzelnen Teilaufgaben aus der ausgewählten Vorlage erscheinen dann hier im Bereich 'Teilaufgaben'.
Teilaufgaben starten
Wenn Sie die Teilaufgaben fertig vorbereitet und auch die zuständigen Terminologen hinzugefügt haben, wie oben beschrieben, klicken Sie bitte oben im Menü auf 'Arbeit beginnen', um ihnen die Arbeit zuzuweisen.
Die beauftragten Terminologen erhalten dadurch eine E-Mail über die Beauftragung mit einer Aufgabe und haben von jetzt an die Möglichkeit, diese in Ihrem eigenen Aufgaben-Board zu bearbeiten.
Im Board des Terminologiemanagers wandert die Aufgabe über in die Spalte 'Aufgaben in Bearbeitung'.
Abgeschlossene Teilaufgaben
Wenn die Terminolgen ihre Teilaufgaben fertig bearbeitet haben, können sie diese in Ihrem Terminlogen-Board als fertig markieren.
Dies wird dem Terminologiemanager ebenfalls durch den Status 'abgeschlossen' in der jeweiligen Teilaufgabe angezeigt.
Der Terminologiemanager kann auch während laufender Teilaufgaben sowie danach jederzeit in den Termentwürfen arbeiten.
Sollten Sie Korrekturen von einem Terminologen wünschen, der seine Teilaufgabe bereits abgeschlossen hat, können Sie den Status in der Teilaufgabe wieder auf 'In Bearbeitung' setzen und der Terminologe erhält wieder entsprechende Bearbeitungsrechte für die Termentwürfe.
Aufgaben abschließen und Terminologie veröffentlichen
Wenn Sie mit dem Stand der Termentwürfe in der Entwurfs-Ansicht zufrieden sind, können Sie die Entwurfsliste durch Klick auf 'Alle Entwürfe veröffentlichen' oben in der Entwurfs-Ansicht in die Termdatenbank übernehmen.
Die neu erstellte Terminologie ist dann für alle Nutzer in der Termdatenbank einsehbar.
Über die Schaltfläche 'Arbeit abschließen' in Bereich 'Allgemeines' der Aufgabe, können Sie die Arbeit an der Aufgabe abschließen und die Aufgabe geht im Board über in den Bereich 'Abgeschlossen'.